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MailRule Reply - SocialLearnLab

出自SocialLearnLab

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有没有这样的感觉,在Gmail中阅读别人的邮件时,经常觉得阅读起来效率不高,比如阅读不连贯,找不到讨论的上下文,甚至不知道哪些内容是发文者引用别人的的,哪些是发帖者自己写的……

这就涉及到论坛文化的培养了,优秀的论坛文化是靠一点一滴来形成的,除了发帖的礼仪,回帖礼仪也非常重要

我们应当遵循哪些良好的回贴礼仪呢?

1 回复时的礼仪

GoogleGroups是一个众人聚集交流的场所,因此,在这里我们和别人交往时需要遵守各种礼仪,回复邮件时需要注意哪些,遵守什么样的礼仪呢?

我们先从一个好的回复案例开始:

Image:MailRule Reply-1.png

具体来说,回复时应当遵守以下礼仪规范:

1.1 关闭自动回复功能

不少朋友喜欢给自己的邮箱设置一个自动回复功能,希望以此提醒对方,你的邮件已经成功的发送到我的邮箱。但是,这一功能在邮件列表中会造成大量的垃圾信息,给别人带来不便。

在邮件列表中,大家向邮件列表发送的每一封讨论邮件都会被自动传递到列表每一个成员的邮箱中,而且也会被列表自动存档,这样,自动回复功能的开启就会给整个列表带来大量的无关信息,对大家造成干扰,所以,请关闭您邮箱的自动回复功能。

1.2 切题发言

因为所有的邮件都会被发送到所有参与列表朋友的邮箱中,所以大家需要切题发言,避免诸如“顶”,“沙发”,“飘过” 这类回复以及一些较为情绪化的词汇。

如果回复内容较多,也请清晰、条理的书写回复内容,以增加内容的可读性。

如果您希望讨论的内容与主题无关,请不要参与回复,另外新建主题展开研讨

1.3 形成良好的引文风格

在邮件列表中的讨论帖中,我们针对某一主题展开讨论,但如何保证讨论可以高效连贯的进行呢?这就需要注意回复时形成良好的引文风格。

有BBS讨论经验的朋友熟悉,使用类似“回复5楼”的方法对自己需要回复的内容做出说明,还可以使用一些代码引出需要回复的部分文字,这部分引用文字也称作引文。

在邮件列表中也是同样,当回复内容时,需要针对性的指出,这段回复是针对上面哪个人哪句话而言的。另外,为实现讨论连贯,阅读有上下文,以及方便别人对你的内容发表回复。必须形成良好的引文风格。

如何引用?

这就涉及到引用线的问题了,上面的邮件回复中,一些文字左侧有条细细的灰色竖线,这个就是引用线,引用线右侧的内容就是被引用内容

Image:Gmail_quote_example.png

默认情况下,回复一个gmail邮件,被回复的那封邮件全文内容都会被当作是被引用内容,您可以选择性的裁剪

如果你需要手动的制作引用内容,比如从被回复以外邮件中截取引用内容,可以编辑完需要被引用的部分后,选中整个要被引用的部分,点击编辑器中的按钮即可,即下图中被红色矩形框表示的这个按钮

Image:Gmailquote.png


下面是一些需要注意的事项:

  • 明确区别出引文和回复部分文字。不要把自己的回复内容用引用线注释,有时,为了做区别,回复部分可以使用如“[[==>]]”的符号做出标识;
  • 在保证可读性的基础上适当裁减,去掉不必要的内容。最不好的习惯是引用一个完整的原始邮件,这就降低了其他人的阅读讨论效率;
  • 使用底部回复的方法,就是把回复内容置于引文下方,这样比较符合大家的查阅习惯;

比如,在下面这个案例中:

Image:MailRule Reply-2.png

如果是针对多部分内容回复,可以逐点进行回复。

Image:Image GoogleGroups-3.png

1.4 关于邮件文本格式

我们尽量使用简单文本回复,不要使用带有超链接的富文本格式,以免部分邮件接收系统出现内容识别问题。